Jon Wichmann fra IoT Fabrikken underviser kunderne i at bruge data til space management (arealoptimering). Foto: IOT Fabrikken

“Vi skal kunne forsvare, at vi indretter de administrative bygninger rigtigt. Og så vil vi være et sted, hvor det er rart at være for medarbejderne,” siger Betina Christensen, leder af Intern Service i Varde Kommune.

I december var hun med, da leverandøren IoT Fabrikken ’klædte’ to bygninger på med sensorer – dels det gamle Borgercenter Varde, dels det relativt nye rådhus fra 2015. Politikerne har besluttet at nedlægge centret og i stedet udbygge rådhuset, så det kan huse alle medarbejdere – og det skal ske på et oplyst grundlag.

“De data, der kommer fra sensorerne, giver mig et objektivt billede af, hvor meget plads vi har brug for, og hvor meget plads hvert område skal have, så vi får en fair indretning. Vi får også indsigt i, hvor mange og hvor store møderum der er nødvendige,” siger Betina Christensen, der oplever udfordringer i begge de store administrative bygninger, hvor denne øvelse ikke blev lavet oprindeligt: “Det kan vi godt mærke i driften. Der mangler møderum, og så har vi spildplads nogle steder og for lidt plads andre steder.”

“Vi skal kunne forsvare, at vi indretter de administrative bygninger rigtigt. Og så vil vi være et sted, hvor det er rart at være for medarbejderne,” Betina Christensen, leder af Intern Service i Varde Kommune

Dokumentation: Så meget plads har medarbejderne brug for

I Norddjurs er situationen næsten den samme. Her er det også politisk besluttet at lukke én ud af i alt fire administrative bygninger. Som i Varde måler man både på den bygning, der skal lukkes, og på de øvrige bygninger.

“Vi skal vide, hvor mange pladser vores medarbejdere reelt har brug for. Kontoret skal være et rart sted, der er indrettet efter deres behov. Hos os er mange ansatte ude i marken, og som alle andre steder arbejder flere også hjemme,” siger bygningskonstruktør i Ejendomscentret Dilan Kocabas og understreger:

“Det handler selvfølgelig også om at bruge borgernes penge fornuftigt.”

Hurtigt i gang: Opsætning på 4-5 timer

Sensorer i kontorer og møderum i flere bygninger kan lyde tidskrævende, men processen er hurtig.

“Det gik stærkt – fire timer for alle fire bygninger, inklusive kørsel,” fortæller Dilan Kocabas i Norddjurs. I Varde bekræfter Betina Christensen, at opsætningen tog “fire til fem timer.”

Jon Wichmann fra IoT Fabrikken leder implementeringsprocesserne hos de enkelte kommuner.

“Der er et indledende arbejde med at finde de rigtige plantegninger og beslutte, hvad der skal måles. Men derfra er det en kort proces, hvor kunden er i gang inden for få uger,” siger han, der de seneste tre år har hjulpet en lang række kommuner og virksomheder i gang med space management.

“Når sensorerne er på plads, holder vi et opstartsseminar med kunden, som så er i gang Vi rådgiver dem selvfølgelig også løbende om data,” siger han.

50 % ledig kapacitet er normalen: Måling er bedre end gæt

Selvom Varde og Norddjurs kun har målt i kort tid, bekræfter begge steder, at der tegner sig et billede af, at det giver mening at samle medarbejderne i færre bygninger. Ifølge Jon Wichmann er det også tendensen i kommunerne generelt:

“Vi ser ofte i kontorbygninger, at halvdelen af bordene er ledige, og at store møderum bruges af én til to personer. Men du kan sagtens have for lidt plads nogle steder og for meget andre. Her bliver data afgørende, så du kan indrette rigtigt,” siger han og fortsætter:

”Det er samtidig økonomisk ansvarlighed, når kommunerne måler på brugen i stedet for at køre med halvtomme arealer. En bygning koster mange penge hvert år i udgifter til alt fra vand, varme og el til lovpligtige eftersyn, vedligehold og græsslåning.”

Data trumfer også fornemmelser, er meldingen. Både Dilan Kocabas og Betina Christensen har talt med medarbejdere, der var lidt nervøse ved udsigten til sensorer, men som Betina Christensen fortæller, så vender det, når hun forklarer, at formålet er at sikre, at der er plads til alle:

“Medarbejderne er faktisk positive. Det giver tryghed, at vi måler og ikke bare gætter,” siger Vardes leder af Intern Service.

Artiklen er en del af temaet Kommuner i Vækst.