Planlægning sikrer bundlinjen
Effektiv drift af en håndværksvirksomhed handler mest om planlægning
Hvor er vores folk? Hvor skal de være henne? Hvor er vores grej? Har vi opgaver nok til i dag, i morgen, i næste uge eller i næste måned?
I den forbindelse kan IT-værktøjer gøre en verden til forskel i forhold til at få overblikket over virksomhedens ressourcer og sager.
"IT-værktøjer til planlægning vinder frem i håndværksvirksomhederne. Det handler bl.a. om at kunne se sine sager og sine ressourcer i et samlet overblik, som giver mulighed for at reagere hurtigere og mere effektivt, og dermed tjene flere penge", siger adm. direktør i IT-rådgivningsfirmaet Basit, Martin Profit Jakobsen.
Er du god til planlægning?
Basit har set rigtigt mange interessante måder at udnytte planlægningsværktøjer til at skabe bedre forretninger.
"Planlægningen handler i stor stil om samarbejde og dialog. Opgaver skal aftales og kommunikeres. Det er en rigtig god ide at opbevare planerne et centralt sted. Et sted, hvor der skabes overblik for virksomheden, ledelsen, projektledere, formænd og håndværkerne. Et sted, som bliver struktureret, så medarbejderne kun har adgang til de informationer, der har interesse for dem.
Eksempelvis skal ledelsen have det fulde overblik over samtlige igangværende og kommende sager, så tilbudsgivning kan tilpasses de huller der måtte være. Projektlederne har overblik over de ressourcer og sager de har ansvaret for.
Formænd og håndværkere har overblik over deres sager, samt sager som de eventuelt kan tilgå fra en pulje - typisk mindre service/ spjældopgaver", fremhæver Martin Profit Jakobsen.
Planlægningsbehov
"Behovet for planlægning er forskelligt afhængigt af, hvilke opgavetyper man har. Har man mange entrepriser har behov for et projektstyringsværktøj, og hvis man har mange mindre service/spjældopgaver har man behov for et ressourcestyringsværktøj. Det handler om, hvilket fokus man skal have i sin planlægning - er det opgaverne, der er i centrum, eller er det ressourcerne?
I planlægningen gælder det om at øge svendenes fakturerbarhed. En svend skal kunne fakturere 7,4 timer pr. dag, som han får løn for. Hvis en svend går fast på en plads i en periode, handler svendens tid om produktion og fremdrift i projektet.
Hvis en svend skal have mange mindre opgaver i løbet af en uge, handler det om at optimere hans tid. Færrest mulige huller i opgaverne, kortest mulig tid i bilen og så videre", påpeger Martin Profit Jakobsen.
De 7 strømme i byggeriet
"Et begreb, der heldigvis er på fremmarch i byggeriet, er Lean Construction. Man kender Lean fra industrien, hvor der er sket store fremskridt i både produktivitet og effektivitet gennem de sidste 40-50 år. I byggeriet har man talt om begrebet i nogle år. Det er dog først med udbredelsen af digitale værktøjer, at der er kommet fart i udbredelsen", siger Martin Profit Jakobsen.
Kort sagt består Lean Construction af syv "strømme" der skal være på plads, og som skal fanges i planlægningen:
1. De ydre forhold skal være på plads: Er myndighedsgodkendelser, budget mv. på plads? Er vejret egnet til det arbejde vi skal lave?
2. Byggepladsen skal være på plads: Er der styr på adgangsveje, sikkerhed, og kan vi arbejde der hvor vi skal arbejde?
3. Forrige opgave skal være færdig: Hvis opgaven er en del af proces skal opgaven først sætte i gang når forrige opgave er færdigmeldt
De 3 første punkter i de syv strømme er mere eller mindre ude af virksomhedens egne hænder. Ikke desto mindre er det projektlederens ansvar at afklare inden virksomheden sender mandskab ud til opgaven. Der er ingen grund til at spilde kostbar produktionstid, hvis ressourcerne kan bruges til andet fakturerbart arbejde. Det stiller selvfølgelig krav til projektlederen, at tage kontakt til total/hovedentreprenør eller kunde for at tage temperaturen f.eks. 1 uge før virksomheden skal starte på pladsen og aftale nærmere. Alternativet er at stille på pladsen til aftalt tid og efterfølgende slås om hvem som skal betale for spildtiden.
4. Mandskab: Hvem skal virksomheden bruge på opgaven? Rigtige kvalifikationer og ledige hænder til opgaven. Med den rette bemanding slipper man måske for alt for mange fejl og mangler, og opgaven kan laves indenfor tidsplanen
5. Materialer: Sørg for at der bestilt materialer og at de er på arbejdspladsen når mandskabet står klar. Det er dyrt at have mandskab til at stå og vente på materialer
6. Materiel: På samme måde som materialerne skal materiel være på plads når mandskab og materialer er på plads. Af hensyn til arbejdsmiljø, tidsplan og kvalitet skal materiel være i tiptop stand og egnet til opgaven
7. Information: Når alle de seks andre forhold til er på plads er det mindst ligeså vigtigt at mandskabet ved hvad de skal lave. Så sørg for at opdaterede tegninger og arbejdsbeskrivelser er på plads. Det er dumt, at ting skal laves om fordi mandskabet ikke er ordentligt informeret.
De fire sidste punkter i de syv strømme er 100 procent virksomhedens eget ansvar, og der er 100 procent kontrol. Der kan selvfølgelig ske fejl, men jo bedre planlægning, jo bedre mulighed for hurtig fejludbedring.
Konkurrence og IT-messe
At der penge at tjene på planlægning og opfølgning er der ingen tvivl om. Licitationen - Byggeriets Dagblad vil sammen med søsterbladet Mester Tidende og IT-rådgivningsfirmaet Basit meget gerne høre om læsernes erfaringer med planlægning og ikke mindst vide, om nogle virksomheder har fået god hjælp fra ét eller flere IT-værktøjer.
Kom derfor gerne med dine gode erfaringer med planlægning og deltag i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed. Smid en mail til klaust@licitationen.dk eller tilmeld dig på basit.dk
Husk også at sætte kryds ved den 7. og 8. februar 2017. Her samler Dansk Byggeri i samarbejde med Basit 25 af de bedste IT-leverandører til byggebranchen. Kig forbi Teknologisk Institut i hhv. Taastrup og Aarhus og se, hvordan du med IT-værktøjer kan planlægge dig til en bedre bundlinje.
At der penge at tjene på planlægning og opfølgning er der ingen tvivl om. Licitationen - Byggeriets Dagblad vil sammen med søsterbladet Mester Tidende og IT-rådgivningsfirmaet Basit meget gerne høre om læsernes erfaringer med planlægning og ikke mindst vide, om nogle virksomheder har fået god hjælp fra ét eller flere IT-værktøjer.
Kom derfor gerne med dine gode erfaringer med planlægning og deltag i konkurrencen om at blive Danmarks mest IT-modne håndværksvirksomhed. Smid en mail til klaust@licitationen.dk eller tilmeld dig på basit.dk
Husk også at sætte kryds ved den 7. og 8. februar 2017. Her samler Dansk Byggeri i samarbejde med Basit 25 af de bedste IT-leverandører til byggebranchen. Kig forbi Teknologisk Institut i hhv. Taastrup og Aarhus og se, hvordan du med IT-værktøjer kan planlægge dig til en bedre bundlinje.
