Den nye kirke i Ørestaden, der forventes at stå færdig i 2026, er gået ind i selve byggefasen nu – efter omtrent to års forberedelse med bl.a. udarbejdelse af udbudsmaterialet, sparring og facilitering af udbudsprocessen.Foto leveret af Tolstrup & Hvilsted Tolstrup & Hvilsted

Et udbudsmateriale er ikke ’bare’ et udbudsmateriale. Som bygherre skal man sikre sig et udbudsmateriale, der nøje følger udbudsloven og til fulde overholder principperne om gennemsigtighed og ligebehandling. Så er man kommet meget langt og har skabt et solidt fundament for en god byggeproces. Tolstrup & Hvilsted er uvildige rådgivere og specialister for det offentlige i deres indkøb f.eks. til et omfattende byggeri som Ørestadens nye kirke. En smuk kirke, tegnet af arkitekterne Henning Larsen Architects, og opført i træ i en arkitektur, der smelter naturligt sammen med Amager Fælled. ”Henning Larsen kontaktede os for at bistå dem med at varetage og facilitere udbudsprojektet, der skulle føre til valg af totalentreprenør. Noget af det vigtigste i vores rådgivning er at sikre, at alle parter i udbudsprocessen bliver behandlet ens og byder under de samme vilkår. Udbudsloven er ret præcis på det punkt – og vi sikrer, at alt bliver overholdt. Vores rådgivning og gennemgang af alt – helt ned til de mindste formuleringer – er en sikkerhed for alle”, siger Thomas Kristian Schmidt, cand.merc. jur. og fagchef for teknik, byggeri og bæredygtighed hos Tolstrup & Hvilsted. Når et udbudsmateriale bliver offentliggjort, sker det ofte, at tilbudsgiver har en række opklarende spørgsmål. Disse svar skal naturligvis formidles videre til alle tilbudsgivere – på samme tid og i helt samme omfang ud fra kravet om ligebehandling.

Ved at fjerne misforståelser og minimere risici – som en del af forhandlingen – ser vi ofte, at tilbudsgiver kommer retur med en reduceret pris. Thomas Kristian Schmidt, cand.merc. jur. og fagchef for teknik, byggeri og bæredygtighed hos Tolstrup & Hvilsted

Spørgsmål og udfordringer i opløbet

Der findes forskellige former for udbudstyper – offentligt udbud, begrænset udbud og udbud med forhandling. Til den nye kirke i Ørestaden valgte bygherre netop udbud med forhandling. Det var der god mening med. Dette er den første kirke i nyere tid, som er opført i træ. Sammenholdt med kirkens mange andre bæredygtighedselementer er her et projekt, der er innovativt og banebrydende – og når det skal omsættes til reelt byggeri, kan der nemt melde sig mange spørgsmål og udfordringer, som ikke har været prøvet før. ”Ved at vælge udbud med forhandling har vi haft mulighed for at mødes med tre prækvalificerede tilbudsgivere og drøfte alle spørgsmål, refleksioner og ikke mindst forslag til optimeringer. Den præcisering og konkretisering, der eventuelt kan følge, kommer projektets gennemførelse til gode”, siger Thomas Kristian Schmidt. 

Færre risici og mindre usikkerhed
Blandt andet kirkens karakteristiske tagkonstruktion kunne bygges på flere forskellige måder – nogle tilgange mere omkostningstunge end andre. Her har man gennem forhandlingerne drøftet, om der var smartere og mere økonomisk attraktive løsninger. Forhandlingen giver mulighed for at fjerne eventuelle misforståelser og usikkerhed. Man kan konkretisere i fællesskab, hvordan en opgave eller en del af en opgave kan løses. ”Det er naturligt, at et udbudsmateriale, der efterlader tilbudsgiver med usikkerhed for en opgaves løsning, vil medføre, at tilbudsgiver indkalkulerer eventuelle risici i den samlede tilbudspris. Ved at fjerne misforståelser og minimere risici – som en del af forhandlingen – ser vi ofte, at tilbudsgiver kommer retur med en reduceret pris. Der er altså også et besparelsespotentiale ved at sikre et konkret, veldefineret og til bygherres behov skræddersyet endeligt udbudsmateriale”, siger Thomas Kristian Schmidt. 

Timing
På et byggeprojekt som kirken i Ørestaden har Tolstrup & Hvilsted været involveret helt fra start – efter at arkitektens design og udformning er fastlagt. Konkret startede samarbejdet ultimo oktober 2023, hvorefter rådgiverteamet primo januar 2024 havde udbudsmaterialet klar. I juli 2024 var bygherre i mål med valget af totalentreprenør. ”Umiddelbart kan man tænke, at det er en lang proces, men udbudsreglerne pålægger den offentlige bygherre en del procestid. For eksempel skal interesserede virksomheder have 30 dage til at udarbejde en ansøgning om prækvalifikation. Forhandlingerne tager også tid, så der er behov for effektiv rådgivning i forberedelsen, da lovens bestemmelser ofte får tiden til at løbe hurtigt”, tilføjer Thomas Kristian Schmidt. 

Samarbejdet med Henning Larsen
Henning Larsen Architects valgte at tage tidlig kontakt til Tolstrup & Hvilsted for i fællesskab at sikre det helt rigtige udbudsmateriale. På baggrund heraf har Tolstrup & Hvilsted varetaget og faciliteret udbudsprocessen med det mål, at bygherre kan vælge den rigtige totalentreprenør til opgaven. Undervejs har der været løbende og tæt dialog – netop for at sikre en smidig og sikker proces videre. Processen har inkluderet udfærdigelse af entreprisekontrakt, som matchede alle krav, behov og ønsker.

Artiklen er en del af temaet Bæredygtighed.