VAM på vej mod at blive super-digital

Hos VAM A/S i Auning har digitalisering fyldt rigtig meget gennem de sidste 10 år.

Steen Nørlem Scherfeldt, regnskabschef hos VAM A/S forklarer, at entreprenørvirksomheden gennem de sidste 10 år har implementeret en del IT-værktøjer - faktura godkendelsessystem, kalkulationssystem, ledelses- og dokumenthåndteringssystem, projektstyring, kvalitetssikring og digital tidsregistrering samt telefonsystem.

- Vi er mere digitale og har fået flere IT-værktøjer mellem hænderne. Alle disse værktøjer har gjort det nødvendigt at indføre et overblik over alle vores IT-værktøjer, hvilket er gjort i et system, som vi har implementeret i 2020. Vi er godt på vej til at blive superdigitale hele vejen rundt i organisationen, siger Steen Nørlem Scherfeldt og tilføjer, at det stiller krav til at sikre en vis form for ensartethed, og måden man samarbejder på via disse systemer.

DET KRÆVER TÅLMODIGHED

– Implementering af IT-værktøjer er ”learning by doing” – og ikke to systemer er ens. Vi har gennem årene lært, hvor vigtigt det er at sikre, at alle medarbejderne har fået en oplæring i IT-værktøjerne, så vi udnytter værktøjerne så effektivt som muligt, siger regnskabschef Steen Nørlem Scherfeldt, VAM A/S.

– Vores bedste råd er at være tålmodig under implementeringen og udrulningen. Derudover, sørg for at medarbejdere bliver oplært i de nye IT-værktøjer, så de føler sig tilpas med at bruge dem som en naturlig del af deres arbejde – så bliver det effektivt for virksomheden.

– Accepter at medarbejderes digitale parathed varierer, når man har flere generationer ansat i virksomheden. Og sørg for at have en kontaktperson, som medarbejderne kan gå til, når noget driller, siger regnskabschef Steen Nørlem Scherfeldt.

- Det giver os bedre mulighed for samarbejde på tværs af organisationen, og have overblik over projekter der skal udføres. Det giver også en tryghed i hvordan processer skal køres, fordi vi har et fælles IT-grundlag at arbejde ud fra. Vi har i dag et dynamisk IT-overblik over IT-licenser og IT-udstyr på både medarbejder- og arbejdspladsniveau. Tidligere havde vi mange regneark, der skulle opdateres og risikoen for fejludfyldning var stor, fremhæver han.

Har fået overblik

- Med mere end 160 medarbejdere fordelt på en lang række arbejdsfunktioner, og med en naturlig udskiftning af medarbejdere, medarbejdere som skifter job internt, og medarbejdere som arbejder i forskellige roller på de forskellige sager, kan det være svært at bevare overblikket.

Er der indkøbt det rigtige antal licenser hos IT-leverandørerne, og har medarbejderne rent faktisk fået adgang og er uddannet - det overblik har vi fået. Med IT-overblikket opnår vi et helt andet niveau end tidligere. Vi har i en årrække nu været stærke på tilbudsgivning, og i udførsel er vi ved at komme godt efter det i forhold til IT-værktøjer, siger Steen Nørlem Scherfeldt.

Støtter forretningsstrategien

- Vi kan mærke størst udbytte med IT-værktøjerne, når de understøtter virksomhedens forretningsstrategi. Alle de værktøjer, vi har implementeret, sigter efter at vi bliver mere effektive, og vi er blevet endnu bedre til at samarbejde internt og eksternt. Alle vores IT-værktøjer er blevet trimmet i forhold til arbejdsfunktioner, som skal have adgang.

Det har tvunget os til at overveje mange aspekter af vores IT-implementeringer, som er blevet markant skarpere, fordi vi senest har fået et IT-overblik med en stram IT-politik og en dynamisk platform, forklarer Steen Nørlem Scherfeldt.

- Samarbejdet mellem administration og projekter er blevet bundet tættere sammen, og det er blevet nemmere og endnu mere effektivt at samarbejde.

For eksempel er der optimeret på udvekslingen af GPS-data mellem maskiner og projektorganisationen, så det kan klares fra kontoret.

Derudover oplever vi, at IT-værktøjerne bidrager positivt til styring og afvikling af projekter, men vi må også anerkende, at der er andre forhold der påvirker projekternes økonomi og tidsplan end blot IT-værktøjer, understreger Steen Nørlem Scherfeldt.