Anlægsgartner skaber vækst med it

It-værktøjer skaber bedre overblik hos Malmos, som er blandt landets mest it-parate

Anlægsgartnerfirmaet Malmos A/S i Roskilde har igennem de seneste par år digitaliseret en stor del af virksomhedens arbejdsprocesser. Og det er lykkedes i en sådan grad, at Malmos nu er kåret som landets mest it-parate virksomhed i forhold til byggedisciplinen udførelse.

Det er Licitationen-Byggeriets Dagblad og søsterbladet Mester Tidende, der står bag kåringen.

Malmos har med indførelsen af it-værktøjer ikke mindst effektiviseret den interne vidensdeling. Arbejdsplaner og -tegninger er nu hurtigere tilgængelige digitalt for alle medarbejdere blandt andet fordi der er iPads i alle biler.

Det betyder, at samarbejdsformen og kommunikationen er blevet hurtigere og mere effektiv. Tidligere kunne udveksling af informationer hurtigt blive en tidsrøver med print og fysisk levering - især når planerne blev ændret.

Også kvalitetssikring, der tidligere blev opsamlet via kamera, sker i dag struktureret og ensartet via iPads.

Licitationen-Byggeriets Dagblad og Mester Tidende har ved kåringen af Malmos især lagt vægt på netop denne fleksibilitet. For når man som Malmos kommer sidst i byggefasen, underlægges man tit ændringer i planerne, enten som følge af de forrige entreprenører og håndværkere, eller fordi kunderne ændrer ønsker til byggeriet.

Der er derfor afgørende, at it-værktøjerne hos Malmos understøtter hurtige ændringer i produktionsplanerne.

Større flow i processerne
Økonomi- og it-chef hos Malmos A/S, Michael Gøthche fortæller, at Malmos i dag fremstår som en mere samlet virksomhed med større flow i processerne.

- Indførelse af elektronisk tidsregistrering har effektiviseret sagerne i form af tidsopsamling og styring af tid. Medarbejderne tvinges for eksempel ikke længere ind på kontoret for at aflevere lønsedler. Det sker nu automatisk over telefonen, forklarer Micahel Gøthche.

Selvom iPads og mails har overtaget en stor del af den daglige kommunikation, så erkender ledelsen i Malmos fuldt ud, at disse arbejdsrutiner ikke kan ikke stå alene og slet ikke sidestilles med det at lede personale.

Som Michael Gøthche siger, så skal ledelsen stadig være synlig, tilgængelig og skabe udvikling samt møde medarbejderne face-to-face), ligesom medarbejderne skal være med på ideen.

- I Malmos er vi så heldige, at vores medarbejdere fuldt ud har taget de nye værktøjer til sig, ja faktisk kommer flere af udviklingstiltagene fra medarbejderne selv, fortæller Michael Gøthche.

- Ledelsen bliver dermed bindeleddet mellem medarbejdernes forslag og behov og udbyderne af it-værktøjer, fremhæver Michael Gøthche, som er meget opmærksom på, at han ikke selv kan have det fulde overblik over it-markedet. Derfor anbefaler han, at man i udvælgelsesprocessen sørger for at have de rigtige personer med på sidelinjen.

- Det grundlæggende spørgsmål, der skal besvares er: Hvad mangler I, hvad kal I bruge - og ikke mindst hvad har I i dag, som skal videreudvikles. Dernæst er det vigtigt at tænke i sammenhænge og afdække grænsefladerne både internt i virksomheden mellem de enkelte afdelinger og i relation til kunderne, vurderer økonomi- og it-chef hos Malmos A/S, Michael Gøthche.

Effektiv styring af sagerne
IT-værktøjer kan hjælpe med at styre en effektiv byggeproces. Det gælder for eksempel:
Effektive byggemøder: Styr på dagsordener, referater, revisioner og stade.
Effektiv økonomistyring: Klart overblik over byggebudget, realiserede omkostninger til lønninger, materialer, materiel og underentreprenører.
Effektiv aflevering: Struktureret afleveringsmateriale, som nemt kan genfindes.

Fem vigtige bygge-discipliner
Konkurrencen om at blive Danmarks mest it-parate er delt op i fem af de vigtigste discipliner i forhold til en byggesag:

Tilbudsgivning:
It hjælper med en struktureret tilbudsproces, så der beregnes flere mere præcise tilbud, som sikrer, at der kun fremsendes tilbud, som virksomheden efterfølgende faktisk kan levere og tjene penge på.

Planlægning:
It- værktøjer til planlægning skal favne hele virksomhedens produktion, fra kontor til byggepladserne og servicebilen. Det handler om at flytte de knappe ressourcer så de arbejder på de rigtige opgaver.

Udførelse:
It-værktøjer kan blandt andet hjælpe med at styre en effektiv byggeproces, effektive byggemøde og effektiv økonomistyring med overblik over byggebudget, omkostninger til lønninger og lignende.

Aflevering:
Afleverings-værktøjer sikrer struktureret aflevering af det færdige arbejde og kvalitetssikring En ensartet arbejdsproces er med til at fastholde en effektiv arbejdsgang, som kan styres fra sag til sag.

Administration:
Administrations-værktøjerne skal i bund og grund styre økonomien i sagerne, på tværs af sagerne og i virksomheden som helhed. Værktøjerne dækker f.eks. økonomisk sagsstyring, finansbilag og løn.