Tilbud og produktion hænger sammen

Der er penge i at skabe tæt og systematisk sammenhæng mellem virksomhedens tilbudsafdeling og produktionsafdeling

"Lad det være sagt med det samme: Deling af information handler lige så meget om kultur, som det handler om teknik og it-mulighederne", siger adm. direktør Martin Profit Jakobsen fra byggeriets uvildige it-rådgiver Basit..

Han fremhæver, at der findes en masse muligheder i forhold til kalkulation, opbevaring af erfaringspriser og overdragelse til produktion både med og uden it-værktøjer.

"Mange er rigtigt gode til at overdrage de forudsætninger, der ligger bag ved en kalkulation til eventuelle fag- og underentreprenører. Forhold som timer til egenproduktion, omkostninger til materiel og hjælpemidler, omkostninger til materiale - ofte baseret på konkrete tilbud fra leverandørerne. Men vi oplever også virksomheder, hvor tilbudsafdelingen og produktionsafdelingen lever lidt i to verdener", forklarer Martin Profit Jakobsen.

Det er en problematik, som mange virksomheder kan nikke genkendende til- Der kan hurtigt opstå en kløft mellem dem, som beregner tilbud og dem, som skal stå for produktionen. Og virksomheden behøver ikke, at være sælrig stor.

"I praksis kan der være tale om to personer, som arbejder på forskellig vis, og som har forskelligt udgangspunkt for en opgave", fremver Martin Profit Jakobsen.

Hvad tjener kunden bedst?

Der er ofte stor forskel på, hvordan virksomhederne håndterer tilbuds- og produktionsprocesserne.

Nogle beregner opgaver i træsko- og overslagslængder, mens andre er langt mere detaljeret.

Martin Profit Jakobsen mener, at det i sidste ende handler meget om medarbejderne i virksomhederne.

"Når en virksomhed, stor som lille, ser på sine processer, så må kunden være udgangspunktet.

Hvor præcist et tilbud, og hvor præcist en leveranceplan, skal kunden have? Kan tilbuddet og leveranceplanen rent faktisk bruges som en reel forventningsafstemning mellem kunden og virksomheden? Og kan det også bruges til at forudse budget og tidshorisont på projektet internt i virksomheden?

Kan ledelsen i virksomheden regne med de tilbud, der bliver givet, og kan der for eksempel lægges et likviditetsbudget med udgangspunkt i den konkrete sag?

Det er spørgsmål, som skal besvares hvis man vil optimere samarbejdet mellem tilbudsafdelingen og produktionen", mener Martin Profit Jakobsen.

Ansvarsfordeling og sorteper

Han understreger, at der er for mange virksomheder, hvor ansvaret for en dårlig sag kan skubbes mellem tilbudsafdelingen og produktionen.

"Pointen er, at hvis der ikke sker en ordentlig og forpligtende overdragelse i forbindelse med opstart af byggesagen, så kan der opstå en diskussion omkring kvaliteten både i forhold til tilbudsberegningen og i forhold til byggesagen. Og sjovt nok skyder de ansvarlige skylden på hinanden.

De allerbedste virksomheder har byggelederen tæt med i tilbudsprocessen, som garant for, at projektet rent faktisk kan lade sig gøre til den kalkulerede pris", fremhæver Martin Profit Jacobsen.

Vælg sagerne med omhu

Selvom de fleste virksomheder fristes til at give pris på nærmest hvad som helst, så maner Martin Profit Jakobsen til besindighed:

"Det kan ikke siges tit nok! Hvis der skal gives en pris skal den være gennemregnet. Det kan man ikke, hvis man har alt for mange kalkulationer. Derfor skal man endelig nej til at give priser på sager, hvor man ikke kan lave en ordentlig kalkulation.

Det kan være til kunder, som ikke vil betale den pris, som man vil have for at levere kvalitetsarbejde. Det kan være på sager, hvor der er for mange indbudte. Det kan være på sager, som man ikke er vant til at lave og ikke kan tjene penge på.

De virksomheder, der tjener penge i dag, er dem som har afgivet fornuftige tilbud baseret på kalkulationer, som holder. Det er også de virksomheder, som har det bedste samarbejde mellem tilbudsafdelingen og produktionen", understreger Martin Profit Jakobsen.

Få orden i penalhuset
De bedste bygge- og anlægsvirksomheder har et primært resultat pr. ansat, som er tre gange højere end branchen generelt.
Det viser en analyse, som Deloitte og Dansk Byggeri offentliggjorde i juni i år.
Fællesnævneren er effektive it-værktøjer. Virksomheder, der har styr på deres processer og er digitaliserede, er hele tiden to skridt foran, fremgår det af analysen.
”De digitaliserede virksomheder har orden i penalhuset – forstået på den måde, at de ved, hvordan deres sager skal styres, og hvor de tjener deres penge. Der findes masser af it-værktøjer, og det er ikke længere en stor opgave at benytte it-løsninger til at registrere tid, materialer og andet på byggesagerne”, siger Thomas Frommelt, partner i Deloitte.