Dårlige udbud koster
Både det offentlige og firmaer taber millioner grundet forkerte udbudsformer DI kræver bedre udbudsforberedelse
Det viser både en rapport fra det politisk nedsatte Udbudsrådet og en undersøgelse, som DI Videnrådgiverne og Foreningen af Offentlige Indkøbere, IKA, sammen har gennemført.
- Der er ingen tvivl om, at der alt for ofte er et stort spild af indsats i forbindelse med mange udbud fra det offentlige. Vores analyse afslører, at virksomhederne bruger rigtig mange ressourcer på at udarbejde tilbud, hvor der er meget lidt sandsynlighed for, at de får opgaven, da rigtig mange sender tilbud ind. Samtidig bruger det offentlige også store ressourcer på at gennemgå de uoverskuelige mange tilbud fra firmaerne. Det er spild af ressourcer, og det burde der strammes op på, siger Kirsten Alkjærsig, der er chefkonsulent i DI Videnrådgiverne.
Mange byrder
DI Videnrådgiverne og IKA har i deres nye rapport analyseret omfanget af administrative byrder ved udbud med fokus på rådgivningsområdet.
Og den store overordnede konklusion er, at de offentlige myndigheder i meget høj grad sender deres udbud ud i et såkaldt offentligt udbud, hvor alle virksomheder skal udarbejde alt tilbudsmaterialet, som så efterfølgende skal gennemgås.
Alternativt kunne man vælge begrænset udbud med prækvalificering, hvor alle firmaer kan byde ind med mindre tidskrævende tilbudsmateriale i første omgang, og derefter blev der valgt nogle ud til de mere detaljerede tilbudsgivninger.
I 2009 var 70 procent af samtlige udbud som offentligt udbud, mens 20 procent var i kategorien "begrænset udbud".
Offentligt udbud er klart dominerende, og det er en ressourcetyv.
Der er et eksempel i rapporten fra DI og IKA.
En kommune udbød fem parallelle rammeaftaler på hver fem forskellige byggeopgaver. Kommunen har anslået værdien på de samlede opgaver til at være 15 mio. kr.
Kommunen modtog 173 tilbud. De samlede omkostninger til tilbudsgivningen er vurderet til at være syv til otte mio. kr.
Hertil kommer kommunens ressourceforbrug til vurdering af de 173 tilbud.
- Det er jo et voldsomt ressourcespild, og derfor burde man tænke anderledes, siger Kirsten Alkjærsig fra DI.
Udbudsrådet har en lignende konklusion.
- Analysen viser, at omkostningerne ved udbud i mange tilfælde er højere end nødvendigt. Ved at tilrettelægge udbuddene bedre kan myndigheder og virksomheder undgå en del af omkostningerne.
Der er flere løsningsforslag både fra Udbudsrådet og fra DI Videnrådgiverne og IKA, men øget brug af prækvalificering ligger lige for.
- Det bedste råd er at opprioritere prækvalificering som udbudsform. Her kan alle firmaer byde ind på at deltage, uden at de behøver at lave det store tilbudsmateriale, siger Kirsten Alkjærsig.
Hun mener, at grunden til, at modellen benyttes relativt sjældent, er, at kommuner og andre myndigheder synes, at det er besværligt med prækvalificering, da det kræver to runder af udbud. Men det er en forsimplet konklusion, mener hun.
- Vores beregninger viser, at det omkostningsmæssigt er billigere for alle parter at gennemføre et udbud som prækvalificering, siger hun.
Der er dog den risiko ved prækvalificering, at de mindre firmaer bliver frasorteret af kommuner grundet blandt andet lav omsætning.
Men her mener hun, at det er en kommunens forpligtelse at se på andre ting.
- Omsætninger er ofte i mange opgaver irrelevant, da det mere handler om at tjekke firmaernes cv og se om de har den tekniske kompetence til at løse den relevante opgave, siger Kirsten Alkjærsig fra DI.
