System i prækvalifikation betaler sig
Fra et udbud offentliggøres, går der cirka 20 minutter til et hold af samarbejdspartnere er sat. Det er hverdag hos firmaet STB Byg A/S, der er et eksempel på lean" prækvalificering
En prækvalifikation er egentligt bare en dokumentation for de kvalifikationer, den pågældende virksomhed har, samt de samarbejdspartnere, der er indgået aftale med.
Men det er lettere sagt end gjort. En masse oplysninger skal hentes frem til en prækvalifikationsrunde.
Regnskaber, revisionserklæring, referenceliste, nøgletal, bygherreudtalelser, arkitektens materiale, karaktérbog, rådgiverfakta og meget andet skal ligge klar til aflevering inden den fastsatte frist.
Intet må mangle
Mangler der så bare ét stykke papir, så er du som udgangspunkt dødsdømt på forhånd i dén byggesag.
Og det er også de erfaringer, man hos STB Byg A/S i Vejle har gjort sig. Derfor besluttede man at sætte det i system, så virksomheden kan vinde nogle byggeopgaver.
- Hos os lavede vi sidste år cirka 100 prækvalifikationer, og i år regner vi med at nå omkring 120, fortæller adm. direktør og medindehaver i STB Byg A/S i Vejle, Jens Winther.
- Vi har kigget meget nøje på dette her, for vi er klar over, at det kan blive meget dyrt ikke at være effektiv på området. Vi får i dag cirka halvdelen af vore leads til nye ordrer fra prækvalifikationer, som vi indhenter oplysninger om fra forskellige kilder. Den anden halvdel er opgaver, vi henter via vort netværk, og bygherrer eller andre, eksempelvis rådgivere andre entreprenører og arkitekter som henvender sig til os. Men da vi skal skaffe cirka halvdelen af vore aktiviteter gennem prækvalifikationer, er vi også nødt til at se på, hvordan vi kan effektivisere forløbet i en prækvalifikation, fortæller han.
Hurtig vurdering
- Der er hos os et stykke vej, fra vi får en sag ind i huset, til den er godkendt, tilbud udarbejdet, og arbejdet med at bygge går i gang. Prækvalifikationen er heller ikke første skridt. Der sker forud en hurtig første vurdering af projektet - er det noget vi har lyst til, er det noget vi kan håndtere, har tid til osv. Først når disse helt formaliserede overvejelser er tilnedebragt, går en prækvalifikation i gang, fortæller han.
Igen sker det efter en drejebog. En medarbejder har som deltidsbeskæftiget til opgave at samle alle relevante papirer til en sag, som så gennemgås og kvalificeres efterfølgende i virksomheden.
- Det er blandt andet rigtigt vigtigt at få sat det rigtige hold til den givne opgave. Fra det tidspunkt en opgave kommer i udbud, skal der stilles et hold af samarbejdspartnere til opgaven på reelt cirka 20 minutter. Hvis det ikke sker, så er du allerede ude i en “anden-sortering" blandt de partnere, du har at vælge imellem. Det er vilkårene, sådan som prækvalifikationssystemer er sat i dag, siger han.
Der er sund forretning i at være effektiv på dette område:
- Vi har regnet ud, at det i snit koster os 10.000 kroner at deltage i en prækvalifikation. Det var sidste år en omkostning på en rund million kroner, erklærer han åbent.
Tungt at arbejde med
Jens Winther mener, at systemet lader meget tilbage at ønske, når det gælder bureaukrati.
- Det er jo oplagt at dette laves online i et let tilgængeligt system. Forestil dig, at der er 25 virksomheder, der ansøger om at blive prækvalificeret. Du kan selv gange udgiften. Det bliver til rigtig mange penge, som for de fleste af ansøgerne bortset fra de der er udvalgt til at fortsætte, vil være skønne spildte kræfter, siger han.
En del af udgiften kunne fjernes, hvis man arbejdede med det over nettet. Dermed ville tunge mapper, print og forsendelse af let 120 sider forsvinde.
- Jeg er godt klar over, at vi i byggebranchen nok er en smule konservative, hvad dette angår. Men vi må sande, at det er den vej det hele går, og vil vi være med, så må vi nok også følge med. Det handler jo også her om produktivitet, som der tales så meget om, siger han.
Nogle gange mener han også at rådgiverne nok skyder lidt over målet med de krav der stilles:
- Generelt fungerer det jo rimeligt, men nogle gange står kravene ikke helt i forhold til den opgave der reelt skal løses, siger han, og siger:
- Men så går der da tid med det.
