Prækvalifikation bør digitaliseres
Der er meget tid at spare ved at gennemføre prækvalifikationer digitalt fremfor den traditionelle papirmølle. Digitalisering er vejen frem for både bygherrer og udførende
Derfor er der god idé i at effektivisere processen, og det kan man blandt andet gøre digitalt, så man slipper for tunge sagsmapper, dyre postforsendelser og øvrigt besvær.
Men det kræver også, at den digitale adgang er nem, og at brugerfladen er til at have med at gøre.
I Byggeriets Evaluerings Center, BEC, har man med inspiration fra Licitationen - Byggeriets Dagblad, som sidste år skrev en række artikler om emnet, nu forfattet en rapport om emnet.
Projektet, der støttes af Realdania, afdækker de behov, både bygherrer og udførende i bygge- og anlægssektoren har i forhold til en effektiv prækvalifikation.
Specielt ser undersøgelsen på de udfordringer, man dels som bygherre, og dels som udførende har i forbindelse med det store arbejde, det er at blive prækvalificeret.
Siden januar 2012 har Byggeriets Evaluerings Center således arbejdet på at afdække mulighederne for at nedbringe ressourceforbruget i byggeriets udvælgelsesprocesser - herunder prækvalifikationer.
Stor interesse
Der er afholdt over 40 interviews og møder med bygherrer, arkitekter, rådgivende ingeniører, organisationer m.fl. Der er fra alle aktører udvist en stor interesse og beredvillighed til at fortælle om deres erfaringer.
Projektleder i BEC, Simon Mortensen udtaler:
- Vores analyse af prækvalifikationer viser, at der er et stort potentiale for at effektivisere området, samtidig med at både udbyder og ansøger opnår en bedre proces. Eksempelvis spildes alt for mange ressourcer på at kopiere dokumentation og aflevere det i mapper. Vi peger derfor på, at brug af digitale udbud kan være med til at optimere processen.
Projektet har fra starten haft fokus på en øget anvendelse af digitale udbudsportaler. Men hvis fordelene er så store, hvorfor er der så stadig mange udbud, som gennemføres på den “traditionelle" måde?
Fordyrende led
Rapporten peger på, at nogle udbydere opfatter en digital udbudsportal som et fordyrende led og som besværlig at arbejde med. Derfor er en af anbefalingerne at reducere denne barriere ved at gøre det nemt at komme i gang. De bygherrer, som benytter digitale udbud, fortæller, at de aldrig kunne drømme om at bruge andet.
Når prækvalifikationsprocessen skal digitaliseres, skal der udvikles en platform, der kan håndtere alle elementer af udbuddet. Det er en kompliceret affære, som indtil videre kun et par digitale platforme kan håndtere.
- Det er særdeles vigtigt, at brugerfladen er nem og ligetil at have med at gøre, siger direktør i BEC, Peter Hesdorf.
Otte initiativer
Peter Hesdorf uddyber:
- Det er vores opgave at arbejde med initiativer, der er til gavn for både udbyder og ansøger. Der sker så meget i byggesektoren, at man nogle gange har en tendens til at gøre som ’man plejer’. Derfor vil vi gøre meget ud af, at kommunikere de fordele, der er forbundet med digitale udbud - både for udbyder og ansøger.
Planen er, at de konkrete resultater, der kommer ud af de otte initiativer, BEC arbejder videre med, vil blive præsenteret i starten af 2013.
